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Versendete Mailings löschen
Versendete Mailings löschen

Versendete Mailings können nicht gelöscht werden.

Vor ĂŒber einer Woche aktualisiert

Allgemeines

Versendete Mailings können nicht gelöscht werden. Dies hat unter anderem damit zu tun, dass Sie ggf. dazu verpflichtet sind, alle ausgehende E-Mails zu archivieren.

Rechtliche Aufbewahrungspflicht

Die Vorschriften zur Archivierung sind leider nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich ĂŒber diverse Gesetze verteilen. Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen in Bezug auf die (E-Mail-)Archivierung.

Handelsgesetzbuch (HGB)

In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber fĂŒr einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten Handelsbriefe zurĂŒckzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, dem Abschluss, der DurchfĂŒhrung oder auch der RĂŒckgĂ€ngigmachung eines GeschĂ€fts” dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene GeschĂ€ftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.

§ 238 Abs. 2 HGB:

„Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift ĂŒbereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen DatentrĂ€ger) zurĂŒckzubehalten.“

Abgabenordnung (AO)

GemĂ€ĂŸ § 147 AO sind neben den Handels- und GeschĂ€ftsbriefen auch all diejenigen abgesendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind.

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