Versendete Mailings können nicht gelöscht werden. Dies hat unter anderem damit zu tun, dass Sie ggf. dazu verpflichtet sind, alle ausgehende E-Mails zu archivieren.

Die Vorschriften zur Archivierung sind leider nicht einheitlich in einem Gesetz kodifiziert. Vielmehr gibt es eine ganze Reihe von Vorschriften, die sich über diverse Gesetze verteilen. Insbesondere das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beinhalten unmittelbare Handlungsverpflichtungen in Bezug auf die (E-Mail-)Archivierung.

In § 238 Abs. 2 HGB schreibt der Gesetzgeber für einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten Handelsbriefe zurückzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief jedes Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder auch der Rückgängigmachung eines Geschäfts” dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen.

§ 238 Abs. 2 HGB:

„Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.“

Gemäß § 147 AO sind neben den Handels- und Geschäftsbriefen auch all diejenigen abgesendeten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind.